本次演講邀請到葉淨維同學,向大家分享學術簡報的要點與技巧。講者是2021年三分鐘英語學術簡報競賽(Three-Minute Thesis Competition)的冠軍,他認為每次參加簡報比賽,都像是面對全新的挑戰──一如今天的演講一樣。講者先請聽眾思索每次上台簡報前遇到的幾個困難,包含簡報不夠精美、簡報途中容易忘詞、肢體語言生硬緊繃等,再從「情境分析」、「技巧攻略」、「有效練習」三個角度,分享簡報製作原則與自身經驗,帶領聽眾面對學術簡報的挑戰。
首先,「情境分析」指的是在學術簡報中,講者必須先了解聽講的人群組成,再決定用什麼樣的語言及態度進行簡報。這是因為聽眾組成將影響講者使用的語言,倘若兩者無法配合,則難有效傳遞與接收簡報內容。講者以職能治療專業常用的PEOP模型 (people-environment-occupation-performance model)進行分析並舉例說明,例如在口試場合面對指導教授與口試委員,簡報者便須以較嚴肅的口吻,陳述深入而專業的內容以展現學養。與此相對,倘若面對一般大眾,輕鬆的態度、淺白而吸引人的口語表達,將會是聽眾更能接受的表現形式。由此可知,好的簡報者思索簡報內容時,往往會先了解簡報對象與環境,適時調整用語與態度;換句話說,簡報場合、演講內容與表達方式等三個因素,共同決定了當次的簡報成功與否。
接著,進入本場演講最為精采的「技巧攻略」環節。講者介紹了內容架構、表達技巧與簡報設計等三個方法,協助聽眾精進簡報品質。就內容架構來說,IMRD(即Introduction、Method、Results、Discussion)與SPSE (即Situation、Problem、Solution、Evaluation)是最適合用於學術簡報的兩套架構,兩者的差別在於前者多適用於研究完成時,後者則適用於研究計畫階段。架構完成後,講者建議聽眾用心智圖發想簡報內容,再以6W2H (why、how、what、when、which、who、how much、where)的原則篩選,最好讓簡報的各個要點,收束成一句話就能表達的資訊。在這之後,講者習慣用便利貼進一步刪除或補充簡報內容;具體地說,過於複雜且須花很多時間解釋的項目,如較難釐清的定義與繁瑣的研究細節,原則上都建議剔除。待篩選程序完畢後,才開始寫講稿與做簡報。講稿應直白易讀,語速約為每分鐘120至160字,每張簡報則建議在30至60秒內說明完畢。在此講者補充一點:簡報的開場決定了聽眾對簡報的接受程度,因此書寫講稿或製作簡報時,以相關故事、統計數據、媒體報導、提出疑問、精準破題等五個方式,較能引起聽眾注意。
在表達技巧的部分,講者分為語言與非語言兩方面說明。語言方面,除前文所述內容須依聽眾與環境調整外,還包含咬字與停頓。講者建議咬字盡可能清晰且避免聽眾誤會為宜,如常見容易發音錯誤的字cuisine/cosine,倘若簡報時含糊不清,聽眾聽了可能會啞然失笑。又,相鄰且相似的子音(如s、c、t、d),在簡報時可適當強調,確保聽眾認知無誤。至於停頓技巧的應用,則有賴簡報者事前找到句子的重點,在簡報時依這些重點安排停頓時機,便能以不規律的節奏,破除聽眾大腦忽略規律聲響的慣性,準確傳遞簡報內容。非語言方面,包含聲量、音高、音色、語速、連貫與斷續的變化,以及肢體動作與情緒表現等。講者當場運用學習聲樂的技巧,讓現場聽眾伸展與發聲,並示範藉由聲調上揚引起聽眾注意、下沉展現沉穩有力的方法。講者也希望大家往後在發表簡報之前,能具體分析簡報內容,並規劃聲音的使用方法。至於肢體語言則包含身體姿勢、臉部表情、視線與手勢的應用。舉例而言,講者認為有經驗的演說家常展示雙手並面向聽眾,以展現親和力;臉部表情保持自信,並使情緒與手勢相互配合;視線在每位聽眾間流轉,不死盯中間一處;手勢在預備之前往往穩重明確,在演講過程中則流暢的運用拳、掌、指的變化,帶聽眾進入重點。講者叮嚀,不同的手勢常帶有不同情緒反應與心理暗示,建議大家可多了解人類的心理機制,並在適當的情境下運用。
在簡報設計方面,可有效輔助講者,同時加速聽眾理解者最為成功,以下五項原則可供參考:第一,視覺對比度夠高的文字與背景配置,將確保聽眾能看清簡報內容。第二,應減少頁面雜訊,否則聽眾容易因無意義的圖片、不自然的閱讀順序而分心。第三,分割畫面能讓投影片的空間有效運用,講者也能依序帶領聽眾理解各區塊。第四,視覺引導,如F、Z、倒N字型等,是聽眾最能接受的閱讀順序。第五,以圖代文,以較大的圖片輔助說明取代單純文字敘述。介紹完原則之後,講者認為滿版大圖、半圖半文、大字說明等,都是常見的實務應用技巧。倘若欲標示簡報重點,利用粗框與色塊遮罩較有效。至於文字較多的簡報頁面,講者認為可以使用「一行至多七字、一頁至多七行」的原則配置,並選擇較不受電腦軟硬體限制的「微軟正黑體」,以避免設備因素影響簡報呈現品質。
最後,講者提醒現場聽眾,「有效練習」也是簡報成功的關鍵。練習的形式包含錄音或錄影、請同儕觀看等,皆能幫助講者熟悉簡報的流程。須特別注意的是,每次練習務必嚴格控制時間,才不會臨場自亂陣腳。其次,練習時不宜過度苛責自己,應以積極正面的態度看待自己的成長,重視練習的過程,方能解決實質問題而不陷入自我懷疑的情境中。又如練習時若容易緊張,則漸進式放鬆、身體掃描、慈心正念、感謝祝禱等,都是經科學實證能在五分鐘以內能幫助情緒放鬆的方法。
演講的尾聲,聽眾提問踴躍,像是簡報語速過快、須不須背稿等常見問題。講者認為,簡報內容填充太多才是導致語速不自覺加快的主因,建議應先篩選簡報內容,再利用錄音或錄影練習。至於背稿與否,講者建議10分鐘以內的簡報再準備逐字稿,而記誦時可先將講稿內容切分,再逐步背熟。總而言之,講者認為對簡報內容與設計的種種細節具有自覺,再經過刻意練習,便能提升個人簡報技巧與自信。