國立臺灣大學農藝學系系友會第一屆第二次理監事聯席會會議紀錄
一、時 間：101年11月2日（星期五）15:00
二、地 點：台大農藝館208室
三、出席人員：
理事--胡凱康、郭華仁、彭雲明、盧虎生、黃文達、張孟基、謝兆樞、洪傳揚、劉麗飛、陳勝利
監事--張素貞
四、請假人員：呂秀英(理事)、江明樹(理事)、謝邦昌(理事)、侯金日(理事)、陳嘉昇(理事)、高小玲(理事)、蔡養正(監事)、洪偉屏(監事)
五、主 席：理事長 盧虎生；記錄：黃秀鳳
六、列 席：朱鈞、廖振鐸、陳凱儀、李雅琴、劉建甫、黃秀鳳。
七、提案討論
(一)
案由：系友會幹部之聘請案。
說明：擬聘請秘書長：廖振鐸、秘書：黃秀鳳
財務組組長：李雅琴
事務組組長：陳凱儀
資訊及聯絡組組長：劉建甫
決議：通過，並由理事長頒發證書。
(二)
案由：102年會員大會等籌備事宜。
說明：
在4/14第一次理監事會議中已通過會員大會日期為102年3月23日，本次會員大會將有1964畢業(聯絡人-沈明來老師)、1973畢業(聯絡人-蕭素碧研究員) 已決定全班集合來參加系友大會，是否配合辦理相關懷舊活動及舉辦地點、方式等。提請討論。
決議：
(1) 大會地點決定主會場在系館112教室，同時開放108、208、206等教室並提供視訊連線，讓系友可以相互聯誼並即時觀看會議進行狀況。
(2) 議程安排以上午報到、頒發獎學金、會務及系況報告，並增列系學會長報告與意見交流等，大學部同學表演、拍團體照等。中午以自助餐外燴方式，下午茶會(會主動聯繫各屆返校系友需求並配合安排)。
(三)
案由：討論102年度主要工作項目。
說明：
往年系友會主要辦理年會，但校方在畢業典禮(6月)及校慶當天11月)皆會邀請畢業30-40年校友返校，是否應配合辦理系友與在學學生座談或講座等系列活動? 提請討論。
決議：由今年畢業40周年劉麗飛理事表示，校慶當天會回來系友不多，該屆已決定提前於11/10聚會，今年校慶不宜辦理。建議系友會主動通知各屆聯絡人，配合辦理即可。
(四)
案由：系友會獎學金設置辦法，系友會通訊、聯絡方式之建立。
說明：
(1) 以往系友會大會是頒發當年度捐給系上的獎學金(如1966系友獎學金、白仁傑理事獎學金、聯米基金會獎學金等)，是否要新設立"系友會獎學金"，明訂獎學金的募集、申請及審查流程。提請討論。
(2) 目前系友會通訊資料是以被動方式建構，未來通訊是否要以主動更新方式建構。提請討論。
決議：
(1) 通過設立”系友會獎學金" ，並聘請劉麗飛、陳凱儀、張素貞、陳勝利等四位組成"獎學金籌備委員會”，授權草擬辦法及發放標準等提待下次理監事會審議(預計102年3月初召開)。
(2) 請劉麗飛理事先提出捐款說帖，並公布於系友會電子報。盧理事長並率先捐出2萬元贊助系友會會務，俟獎學金成立再捐助1萬元獎學金。
(3) 系友會將利用農藝系網站來建置資料庫，並參照數學系方式，讓系友可以自行更新資料。並且主動徵詢各屆聯絡人更新資料，農業公部門資料聘請張素貞監事協助定期更新。旅居海外系友待資料庫建立後再分區域尋求當地聯絡人。研究生由指導老師為主軸，先以圖書館論文資料中收集名單請各老師協助(或指定聯絡人)將資料補齊。
八、臨時動議：
(一)
案由：系友會電子報的交接事宜，請討論。
決議：系友會電子報將由資訊及聯絡組承接，請劉建甫組長與郭華仁理事安排交接事宜，並暫定每三個月定期發布電子報。
(二)
案由：請增設"傑出系友獎"，請討論。
決議：同意增設"傑出系友獎"並請秘書組收集校內各系友會辦法後，擬定設立草案提報下次理監事會議審議。
(三)
案由：是否以系徽為主，設計系友會專屬logo，請討論。
決議：通過徵求系友會專屬logo，並聘請謝兆樞理事及張釉芳系友負責辦理。
九、散會