No. 023  Dec. 2016
 
   
   
   
   

 


省思醒語
FOOD FOR THOUGHT
 

To effectively communicate,
we must realize that we are all different in the way we perceive the world
and use this understanding as a guide to our communication with others.

~ Anthony Robbins
 

Anthony Robbins, born Anthony J. Mahavoric in California, is a personal empowerment trainer, author, and businessman. He has written several best-selling books including Unlimited Power, Unleash the Power Within and Awaken the Giant Within.

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知識饗宴
SPOTLIGHT
 
老師,您為什麼已讀不回:電子郵件禮節
文 / 陳巧玲 (本中心教師) 

你是否曾經寄信給老師,卻遲遲沒收到老師的回信呢? 你是否曾經寫信請老師幫忙,但卻不到正面的回應呢? 如果你常發生這種狀況,你可能要思考一下,你是否該修一堂電子郵件禮節課了。

在大學裡教書這麼多年來,每天都會收到學生寄來的電子郵件,無論是使用中文還是英文,是寫信來要求加簽、請假、問問題、交作業等。在這些信件中,常常會出現措辭不當的問題,有時讓人啼笑皆非,有時讓人已讀不回,甚至想直接刪除。常在教師朋友圈中,聽到各校老師抱怨學生信件禮儀的問題,這讓我不禁思考,我們的學生是不是真的不知道何謂電子郵件禮節?因此,這裡想要透過這篇文章,整理一些學生在電子郵件中常犯的錯誤,幫助同學們檢視自己是否曾經犯過這些錯誤,了解老師為何不回你的信,或是拒絕你的請求。

 

問題一:寄件者資訊不清楚

許多老師每學期都會教授不同的班級,這些班級可能是同個課名不同時段,也可能是不同的課程。因此,在寫信給老師時,一定要清楚註明自己的資訊。要先說明自己修的是哪門課、哪個時段,而在信件結尾也要清楚署名與提供完整的聯絡資訊。如此,避免老師因為不知道寄件人是誰,延宕了信件處理的時間。

問題二:信件主旨不清楚

電子郵件的主旨,主要是幫助收件者能快速掃描收件夾中的信件,以決定閱讀或是處理順序。因此,在寄信給老師時,一定要把你寫信的目的與需求,明確地寫在信件主旨的欄位。千萬要避免過度簡化的主旨,例如「請老師幫忙」、「請假」、「a request from your student」或「urgent」。有時候,同學可能會回覆老師先前寄給你的信,卻又夾雜了跟先前信件內容完全不相干的問題或是請求,這種文不對題的情況,常常會讓收信者忽略了這封信件及其所夾帶的新訊息。

問題三:提出無理的要求

雖然大部分的老師都非常願意協助學生解決學習或生活上的問題。但當寫信請求老師協助時,必須先想想你所提出的要求,是否會強人所難。首先,處理事情的時間長短,就是一個很重要的因子。如果你請老師幫忙的事情有時效性,你就必須要給老師足夠的時間處理。例如到了畢業求職的季節,同學們常常需要跟老師要推薦信。如果同學們只給老師一個星期的時間,老師很有可能因為當下有事情在忙而拒絕你的要求。老師如果勉強答應你的要求,也很有可能因為沒有足夠的時間了解你的需求,無法提供為最好的協助。

除了時間的問題之外,在向老師提出要求之前,還必須思考一下這個老師是不是提供你協助的最佳人選。以推薦信為例,如果要求一個你只修過一學期課程的老師幫你寫推薦信,可能就不是很恰當。除非你跟這位老師在那個學期間有密切的互動與了解,或是那位老師跟你要申請的系所或是工作,有密切的關聯性。

問題四:把老師當作保母或秘書

在互動式教學的環境中,學生與老師間的距離越來越近,許多老師也願意跟學生保持密切的互動。然而,這可能會讓學生養成把老師當成保母或是秘書的習慣。常常會在不假思索的情況下,提出各種問題,而這些問題的答案,可能是在課程網頁或學校網頁上就可以找得到答案。例如作業繳交規定、課程教材、考試資訊、請假規則等。

寫信問老師這些問題,除了凸顯你上課沒專心聽講、翹課等問題外,也可能顯示你人際關係差或是缺乏解決問題的能力。因此,在寫信問老師問題前,應先試著自己找答案,可以上網查、問同學或是課程助教。在確定無法自己找到答案後,再寫信問老師,請求老師協助。

問題五:內容冗長無重點

電子郵件的好處是在於能快速與人溝通,解決問題。因此,當寫信給老師時,千萬不要寫了一大堆的解釋或是說明,讓老師無法快速找到信件的重點。如果可以的話,信件中的段落應簡短,或儘量用條列式的方法,呈現信件的資訊。

記得我曾收到學生寫信來要求加簽課程,這封信中有五個篇幅很長的段落,這位同學第一段先介紹他自己的背景,第二段說他對寫作的熱誠與想法,第三段細數了他之前上過的寫作課程內容與課程大綱,第四段才說到希望能夠加簽,第五段又說明了他的研究主題與內容,信件的最後還附上了他的研究提案報告。在一開始閱讀這封信之前,我真的是滿頭霧水,不清楚這封信的目的到底為何。在閱讀完這封信後,雖然能感受到十足的誠意,但我覺得他亟需增進的能力,不是論文寫作能力,而是電子郵件寫作技巧與禮節。

問題六:內容過度簡短,失禮宜

 雖然說電子郵件的內容應該盡量簡單扼要,但過於簡化或省略問候語,卻容易讓收件者有不好的印象。例如,我常會將批改完的作業,一一寄給學生。大部分的時候,學生會回信,簡單告知他收到信了,也謝謝老師的批改與建議等。但曾經有位學生在回覆我的信中,除了沒有任何的問候語,也沒有署名,信件中只有一句「Why I didn't see the attached file!」。看到這封信的當下,真的嚇了我一大跳。因為他沒有清楚的署名,我還花了一些時間,找到他的作業檔案,把檔案寄給他。後來想想,也許是因為這位同學語言掌握不成熟的關係,所以才會寫出這樣無理的回信。但如果這封信有簡單的問候語,內容稍微說明一下沒有收到附件的狀況,最後有清楚署名,應該就會避免造成的問題。

問題七:已讀不回

許多學生收到老師的信件後,會忽略了回信給老師的重要性。同學們或許是覺得老師寄發的是通知信,告知課程相關訊息,所以不需要回信;又或者是因為不了解老師信件的內容,不知道該怎麼回信。無論如何,只要老師不是透過學校系統寄發群組信件,而是單獨寄信給你,你都應該要回信,不該已讀不回。你可以依據信件的內容,簡單回覆,讓老師知道你已經收到信了,會依照老師的指示處理交辦事務。如果不了解老師信件的內容,也該寫信進一步詢問,而非置之不理,等老師再次寄信追問。

 

結語

其實,撰寫電子郵件,跟撰寫其他文體一樣。在下筆之前都該把讀者的背景與相關資訊納入考量。再針對讀者的屬性,撰寫符合一定規範的內容,才能有效達到寫作目的。如果只是一股腦地把自己的想法寫出來,而不思考這樣的內容對讀者是否清楚、是否會造成誤會,如此的信件或文章定會無法達到原本設定的目標。如果同學們在寄出信件或是發表文章之前,能夠多想多檢查,或是找同學朋友幫忙檢視,應該就能找出問題,讓你的訊息有效傳達出去。

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活動訊息
NEWS & aNNOUNCEMENT

【My Writing Clinic】中英寫作諮詢服務備受歡迎
 105-2【中英文寫作課程】



【My Writing Clinic】中英寫作諮詢服務備受歡迎


[寫作諮詢]老师作为不是我研究主题的专家,提出了我没有充分详细解释的部分。不懂我领域的读者看我文章的时候也会容易了解。修改之后文章的逻辑更加强了。(鄭同學/接受諮詢者)

[My Writing Clinic]給予寫作,以及未來自我審[核]文章撰寫有很大的幫助。師資專業度高,給予專業的建議。 (黃同學/接受諮詢者)
 

中心本學期(105-1)所推出之 My Writing Clinic 寫作諮詢服務,備受學生歡迎,往往一開放報名即額滿。中心下學期(105-2)將持續提供服務,請密切留意期初服務公告。

 105-2【中英文寫作課程】

105-2學期即將於1/16開放選課,以下寫作教學中心課程,歡迎臺大學生把握深度學習的機會:

基本能力課程 (創意溝通與寫作表達/提筆表達你的觀點:批判寫作/基礎英文批判閱讀與寫作/職場英文寫作與口語表達/實用英文寫作/框架外的思考:五分鐘英文講台/英語演說與溝通技巧)、學術論文寫作、英文寫作基礎、學術英文論文寫作與發表、工程學術英文寫作與口頭報告、人文社會學科學術英文寫作、學術英文口頭報告

詳見網頁公告: http://www.awec.ntu.edu.tw

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精彩回顧
RECAP
 
錯過了中心演講活動?
我們特別設立了本專欄,讓錯過中心演講的您,也能一睹演講的精闢內容。
 
演講摘寫
講題:Polishing Your Work: Self-Editing Strategies
講員:李維晏 (臺大寫作教學中心助理教授)
日期:2015/12/24
整理:曹景瑄
李維晏老師,英國杜倫大學教育博士。目前任教於臺大寫作教學中心。教授英文寫作基礎、自我探索寫作系列、工程學術英文寫作與口頭報告等課程。主要研究興趣為寫作教學、教材教學法與師資培訓。

寫完論文的確值得雀躍,但難道這樣就是完美的句點了嗎?錯!比起寫作這段過程,後續的自我修訂更是一條漫漫長路。海明威曾說過:“Write drunk, edit sober”,意即寫作需要一顆自由無拘束的心去揮灑,但自我修訂則必須在冷靜清醒的狀態下進行。現今許多人喜歡將論文交由他人編修,此舉雖然省時方便,卻往往面臨編修者無法準確釐清作者寫作本意及態度之窘境;且編修者的寫作風格也可能不經意被植入作品當中,導致作者文章偏離原意。因此,學習如何自我修訂不但為必要之務,更是寫作中不可或缺之技能。

李老師引用先前文獻之研究表明,自我修訂其實是一項可習得之技巧。也就是說,一些常見的錯誤是可以被預測且避免的。自我修訂應先從文章整體層面下手,繼而檢視段落層面,最後再著手句子層面之細節。

以下為李老師以WSU提出的六大修訂步驟(AFOSEP),所做之說明及演練:

1. Assignment Instructions—

修訂的初步工作便是再度審視文章(即作業、期刊或論文)的要求和說明。確認有沒有誤解題目的意思,以及是否遵循需求條件,才不致白費工夫。

2. Focus—

文章開頭要以主旨句(thesis statement)點明主題並引出主題論述。若是研究論文則需點明主題,接著鋪陳研究需求,最後表明研究目的。其中研究目的的介紹可用四種方式表達帶入,藉以清楚呈現目的之重要性:
a. Making a counter-claim: 對一論點提出不同的看法,以論述自身研究的目的。
b. Indicating gap: 指出此類研究匱乏之處,以闡述投入相關研究的目的。
c. Raising question: 先提出問題再加以證明,行動研究之論文較常使用。
d. Extending a study of knowledge: 延伸對某主題之研究,常用於子母研究中。

3. Organization—

先檢視整篇文章的架構是否完整,引言(introduction)、 正文(body)、結語 (conclusion)缺一不可;接著檢查每一段落是否都有明確的主題句(topic sentence)來點明中心論點;最後細審段落間之邏輯與連貫性,可使用副標幫助檢視文章之架構之邏輯。又,可運用重複關鍵字、使用代名詞、取代同義字等方式,來加強文章流暢度。(參考網站:Improving flow: http://www.lib.sfu.ca/about/branches-depts/slc/strategies/writing/better-sentences)

4. Support—

清楚標註用來支持論點的文獻來源,不但可避免剽竊之嫌疑,更能夠於事後整理引用文獻時,達到事半功倍之效。另外,由於每個領域所使用之論文格式不盡相同,寫作時必定要再三確認,遵照格式書寫。 

5. Editing Language—

此階段為更細項之修訂步驟。必須考慮用字、文法與語氣及立場間之關係。學術寫作中,用字及文法的正式度為一重要考量,可影響文章之「專業性」。減少字串、縮寫、及否定句的使用,可使論文相形之下更為正式。論文中語態的使用可呈現不同觀點。被動語態可顯現客觀性,而主動語態則可強調作者研究的賣點。若要使用問句,也盡量以間接問句為佳。另外,將關係子句簡化成分詞片語,不但能使句構簡潔,同時也能增加句型變化的豐富度。又,作者應慎選時態表達及動詞用語,因這兩點常反映出作者的語氣及立場。而善用情態助動詞可成功地調整或暗示作者的語氣及立場。

為幫助同學對此部分之了解及練習,李老師提供了以下網站,作為編修時參考之工具:
a. Conciseness: https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/572/01/
http://writing.wisc.edu/Handbook/ClearConciseSentences.html

b. Collocation:
https://www.englishclub.com/ref/collocations/index.htm
c. Common errors in English Usage:
http://public.wsu.edu/~brians/errors/errors.html
d. Grammar & punctuation:
https://writing.wisc.edu/Handbook/GramPunct.html
e. Grammar:
http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/index.htm

6. Proofreading—

文法之使用很多時候並沒有絕對的對錯,而是與作者本身欲表達的態度有關。然,除卻作者想表達的態度外,某些基本且常見的文法錯誤是一定要避免的。除以上推薦之網站外,寫作中心最新出版品—《文法會說話》,也可作為文法學習者之最佳參考。

在講演的尾聲,李老師分享了自己修訂論文(self-editing)時的經驗和小技巧。 她建議大家除了善用此六大步驟外,有時也可憑藉自己的語感,將完成的文章朗誦出來,來檢視句意是否通順。

 

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